Wie beslist er eigenlijk over uw werknemers?
AI, HR en de juridische grens die u niet mag negeren.
Vanaf 2 augustus 2026 traden de nieuwe transparantieregels van de AI-verordening in werking. Zo moet de werkgever, als gebruiksverantwoordelijke, de nodige informatie verstrekken wanneer AI-systemen worden gebruikt voor emotieherkenning of om beeld-, audio- of videocontent te genereren of te bewerken tot een deepfake.
In principe werden ook de verplichtingen voor AI-systemen met een hoog risico van kracht. Het gaat hier bijvoorbeeld om AI-systemen die gebruikt worden bij de selectie en evaluaties van werknemers. Deze verplichtingen worden echter verschoven naar 2 december 2027.
Dit gebeurt waarschijnlijk al in uw organisatie
Veel HR-afdelingen gebruiken vandaag al veel AI-tools. Een groeiend bedrijf krijgt immers op elke vacature honderden sollicitaties. Er bestaat recruitmentsoftware die de stapel automatisch filtert op basis van bepaalde parameters. De HR-afdeling gebruikt ChatGPT of Copilot om interviewnotities of andere gespreken samen te vatten en te structureren. En een teamlead die met een evaluatieronde zit, laat een tool los de verschillende targets om zijn beoordelingen formuleren.
Niemand in het bedrijf beschouwt dit als problematisch in het HR-beleid. Het voelt als efficiënter, sneller en gestructureerder.
Tot het moment waarop iemand een vraag stelt. Een afgewezen kandidaat wil weten waarom hij het nooit tot een gesprek bracht. Een werknemer betwist een ontslag. Of het valt op dat een manager persoonsgegevens en gezondheidsinformatie in een externe AI-tool heeft geplakt.
AI in HR: waar beginnen de juridische risico’s?
a) Ongelijke behandeling
Het principe van gelijke behandeling wordt door verschillende regelgeving opgelegd en dit in heel het arbeidsproces, gaande van aanwerving tot ontslag.
Voor werving en selectie bestaat zelfs een aparte nationale CAO nr. 38. Hierdoor zijn er verschillende good practices ontstaan, zoals neutrale vacatures, anonimiteit in de voorselecties en consistentie in sollicitatiegesprekken en proeven. Recruiters en HR-medewerkers gebruiken vaker en vaker wervingstools. Deze tools gaan soms verder dan het louter analyseren en categoriseren van kandidaten. Soms wordt, met behulp van AI, ook een score aan de kandidaten gegeven, wat uiteindelijk een ranking oplevert.
AI leert echter uit historische data, en historische data dragen historische patronen. Een systeem kan zo indirect selecteren op kenmerken die samenhangen met geslacht, leeftijd, afkomst, gezondheid of gezinssituatie. Bepaalde profielen worden hierdoor naar voren geschoven en dus bevoordeeld. Dit zorgt voor een ongelijke behandeling, zelfs als dat niet de bedoeling is.
b) Privacy en gegevensbescherming
Bovendien zijn er risico’s op het vlak van privacy en gegevensbescherming.
De werkgever moet immers de privacy van de werknemers beschermen wat betreft de verwerking van hun persoonsgegevens. Zo stelt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dat “passende technische of organisatorische maatregelen” moeten worden genomen.
Het ingeven van gegevens van individuele werknemers in AI-tools, bijvoorbeeld binnen een HR-afdeling, is dus niet onschuldig. Robuuste beveiligingsmechanismen zijn noodzakelijk om de privacy van werknemers te waarborgen.
c) Andere aandachtspunten
Artikel 22 van de Algemene Verordening luidt als volgt: “De betrokkene heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft.” Zelfs in de beperkte uitzonderingen moeten er nog steeds passende beschermingsmaatregelen worden genomen, zoals minstens het recht op menselijke tussenkomst.
Wanneer een HR-beslissing, zoals een beslissing tot aanwerving, promotie of ontslag, wordt overgedragen aan een AI-tool, zou er sprake kunnen zijn van dergelijke geautomatiseerde individuele besluitvorming.
Dit is arbeidsrechtelijk niet zonder risico. AI-tools kunnen een werkgever uiteraard ondersteunen in het uitwerken van een ontslagdossier. In het licht van de CAO nr. 109 en de discriminatieregels is het echter belangrijk dat ontslagen gebaseerd zijn op objectieve en dus niet-discriminerende gronden. Wanneer de ontslagbeslissing blindelings wordt overgelaten aan AI, kan dit de werkgever in een lastiger parket brengen.
HR en de AI-Verordening
Het gebruik van AI kent een exponentiële groei, ook op de werkvloer. Zoals aangegeven, brengt dit verschillende juridische uitdagingen met zich mee. Met de AI-Verordening wilden de Europese beleidsmakers een allesomvattend kader invoeren.
In bijlage III van de AI-Verordening worden bepaalde AI-systemen als een systemen met een hoog risico bestempeld. Hier wordt ook een categorie “werkgelegenheid, personeelsbeheer en toegang tot zelfstandige arbeid” vermeld, meer bepaald:
- “AI-systemen die bedoeld zijn om te worden gebruikt voor het werven of selecteren van natuurlijke personen, met name voor het plaatsen van gerichte vacatures, het analyseren en filteren van sollicitaties, en het beoordelen van kandidaten”
- “AI-systemen die bedoeld zijn om te worden gebruikt voor het nemen van besluiten die van invloed zijn op de voorwaarden van arbeidsgerelateerde betrekkingen, de bevordering of beëindiging van arbeidsgerelateerde contractuele betrekkingen, voor het toewijzen van taken op basis van individueel gedrag of persoonlijke eigenschappen of kenmerken, of voor het monitoren en evalueren van prestaties en gedrag van personen in dergelijke betrekkingen”
Door deze ruime definitie moet quasi elk gebruik van AI-systemen in HR-omgeving als een hoog risico worden behandeld. Dit betekent niet dat gebruik van AI in deze context automatisch verboden is, maar wel dat er verplichtingen aan vasthangen en dit ook voor werkgevers als gebruikersverantwoordelijken (zoals het menselijk toezicht). Zoals eerder aangehaald, werden deze verplichtingen verschoven naar 2 december 2027.
In een aantal gevallen wordt het label van hoog risico uitdrukkelijk uitgeschakeld. Er kan worden gedacht aan de volgende voorbeelden:
- het structureren van data en ordenen van HR-documenten;
- het opfrissen van een vacaturetekst;
- het analyseren van eerdere HR-besluitvorming;
- het vertalen van HR-documenten.
De AI-Verordening schrijft overigens voor dat de werknemers(vertegenwoordigers) op de hoogte moeten worden gebracht voordat het AI-systeem met een hoog risico op de werkplek wordt geïmplementeerd. Het gaat hier dus om een informatie verplichting. De Verordening bepaalt echter niet hoe de informatie concreet moet worden verstrekt en laat dit over aan de nationale rechtsregels en praktijken. De concrete invulling is dus niet geheel duidelijk. Het wordt soms betoogd dat de cao nr. 39 toepassing vindt, maar dit lijkt geen automatisme gezien de hierin vervatte criteria. Bovendien spreekt de Verordening enkel over een mededeling. Hierdoor is het dan ook maar de vraag of een consultatieverplichting überhaupt kan worden getriggerd.
AI en emotieherkenning op de werkvloer
Het is niet ondenkbaar dat werkgevers bepaalde informatie, zoals hartslag of wandelpatronen, willen gebruiken, bijvoorbeeld om het welzijn op het werk te verbeteren of om het productieproces vlotter te maken.
Sinds februari 2025 zijn deze praktijken moeilijker geworden. De AI-verordening verbiedt immers om, in bepaalde gevallen, emoties vast te stellen of af te leiden op de werkplek. Dit verbod geldt enkel wanneer zogenaamde biometrische gegevens worden gebruikt voor deze emotieherkenning. Het gaat daarbij om fysieke, fysiologische en gedragsgerelateerde menselijke kenmerken zoals het gezicht, oogbewegingen, stem, houding, hartslag, bloeddruk en toetsaanslagen.
Belangrijk is dat emoties niet gelijkstaan aan fysieke toestanden. Volgens de Europese Commissie kunnen AI-systemen wel degelijk gebruikt worden om vermoeidheid (bijv. bij de chauffeurs) op te sporen om zo ongevallen te voorkomen. De AI-Verordening bevat zelf ook een uitdrukkelijke uitzondering voor AI-systemen, namelijk “medische of veiligheidsoverwegingen.” De Commissie verduidelijkt echter dat deze uitzondering geen juridische basis kan vormen voor de algemene monitoring van stressniveaus op de werkplek.
AI policy
Het is perfect mogelijk als werkgever om een AI-policy op te leggen. In deze policy kunnen dan regels worden uitgewerkt over het gebruik van AI op de werkvloer. Er kan onder meer aan de volgende regels worden gedacht:
Opsomming van de afdelingen en/of functies die AI-tools mogen gebruiken;
Opsomming van de AI-tools die gebruikt mogen worden;
Verbod om bepaalde gevoelige en vertrouwelijke personeels- en bedrijfsinformatie in te geven;
In tegenstelling tot het arbeidsreglement is een policy, als HR-document, relatief eenvoudig om te implementeren en nadien te actualiseren. Wel zou de handhaving van de policy kunnen worden verscherpt door inbreuken uitdrukkelijk te sanctioneren in het arbeidsreglement.
Sinds februari 2025 zijn de verplichtingen in het kader van AI-geletterdheid in werking. In de policy kan ook bepaald worden hoe dit niveau van AI-geletterdheid op peil blijft binnen de organisatie.
Laten we dit samen nakijken
Quorum begeleidt werkgevers bij het in kaart brengen van AI-gebruik binnen HR, de review van recruitment- en evaluatietools, en het opstellen of aanscherpen van AI-policies die ook op procesniveau standhouden en dit op het snijvlak van arbeidsrecht, privacy en de AI Act. Een beknopte AI & Employment-scan volstaat vaak om te weten waar u staat.
