Update Let’s get digital – Een praktische kijk: COVID – 19 crisis versus algemene vergadering
Geactualiseerde bijdrage naar aanleiding van de publicatie in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad van het Koninklijk Besluit van 28 april 2020 tot verlenging van de maatregelen genomen bij het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020. Het KB nr. 4 heeft versoepelingen ingevoerd die vennootschappen in staat stellen hun algemene vergaderingen te organiseren zonder de dwingende regels ter bestrijding van het COVID-19 virus te overtreden. Het Koninklijk Besluit van 28 april 2020 verlengt het temporeel toepassingsgebied van de uitzonderingsregeling tot 30 juni 2020. De verlenging tot 30 juni 2020 heeft echter geen invloed op de uiterste datum voor de algemene jaarvergadering. Het principe blijft dat men de vergadering maximaal 10 weken mag uitstellen na de uiterste wettelijk toegelaten datum.
Het houden van fysieke vergaderingen is in tijden van de COVID- 19 crisis en de door de overheid opgelegde maatregelen onmogelijk geworden.
In deze context werd op 9 april 2020 het Koninklijk Besluit nr. 4 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de COVID-19 pandemie gepubliceerd in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad waarbij tijdelijk een aantal versoepelingen worden geboden die de vennootschappen in staat stellen de algemene vergaderingen, die voorafgaand aan 3 mei 2020 werden of moeten worden samengeroepen, te organiseren mits het respecteren van de dwingende regels ter bestrijding van het COVID-19 virus. Het Koninklijk Besluit van 28 april 2020 verlengt het temporeel toepassingsgebied van de uitzonderingsregeling tot 30 juni 2020.
1. Schriftelijk, op afstand of digitaal op de voorziene datum
De aandeelhouders kunnen steeds éénparige en schriftelijk besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van diegene die een authentieke akte vereisen. Deze mogelijkheid sluit aldus reeds een fysieke vergadering uit hetgeen geen afbreuk doet aan de opgelegde maatregelen in deze COVID-19 crisis.
Daarnaast kan het bestuursorgaan de algemene vergadering bijeenroepen waarbij zij de leden verbiedt om fysiek aanwezig te zijn en hen verplicht hun stemrecht voorafgaand aan de algemene vergadering uit te oefenen door middel van een stemformulier of door een volmacht te verlenen aan een door het bestuursorgaan aangestelde persoon die als volmachthouder optreedt. De aangestelde volmachthouder, de leden van het bureau, de bestuurders en de commissaris kunnen in dergelijk geval geldig van op afstand deelnemen (vb. via telefonische of video-conferentie). Het vraagrecht van de leden van de vergadering aan de bestuurders dient in dit geval schriftelijk te worden uitgeoefend, waarbij de bestuurders de vragen schriftelijk dienen te beantwoorden uiterlijk voor de aanvang van de algemene vergadering.
Vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal aandeelhouders blijven mogelijk. De aandeelhouders of leden moeten kunnen beraadslagen, het woord voeren en hun stemrecht uitoefenen. Deze mogelijkheid dient niet expliciet in de statuten van de betrokken vennootschap te zijn opgenomen. Iedere vennootschap kan de algemene vergadering op digitale wijze bijwonen, onafhankelijk van de vraag of deze mogelijkheid voorzien is in de statuten. De aandeelhouders kunnen schriftelijk vragen stellen aan de bestuurders of via het elektronisch communicatiemiddel, waarbij de bestuurders de vragen mondeling kunnen beantwoorden tijdens de algemene vergadering.
Indien een authentieke akte is vereist, volstaat het dat één lid van het bestuursorgaan of een door het bestuursorgaan aangestelde persoon samen met de notaris fysiek vergadert, waarbij de andere leden van de algemene vergadering kunnen deelnemen via een elektronisch communicatiemiddel.
2. Uitstel
Het volmachtsbesluit voorziet verder in de mogelijkheid om de jaarlijkse algemene vergadering (tot goedkeuring van de jaarrekening) uit te stellen met een periode van maximaal 10 weken na de uiterste datum waarop de vergadering in normale omstandigheden zou moeten plaatsvinden. Dit betekent dat de nieuwe algemene vergadering uiterlijk moet plaatsvinden 6 maanden en 10 weken na het einde van het boekjaar.
Daarnaast is het mogelijk om algemene vergaderingen andere dan de gewone algemene vergadering uit te stellen. Deze mogelijkheid tot uitstel geldt echter niet voor een algemene vergadering die (i) de alarmbelprocedure tot agendapunt heeft naar aanleiding van het negatief (dreigen te) worden van het netto actief of (ii) werd bijeengeroepen door de commissaris of de aandeelhouders.
Deze mogelijkheid tot uitstel geldt ook voor vennootschappen die reeds de algemene vergadering hebben bijeengeroepen, op voorwaarde dat de aandeelhouders en leden hierover correct worden geïnformeerd.
3. Besluit
De COVID-19 crisis vormt geen belangrijk obstakel voor het houden van de algemene vergadering van vennootschappen. Naast de klassieke mogelijkheid om schriftelijk te beraadslagen en te beslissen, is iedere vennootschap gerechtigd om de algemene vergadering op afstand of op digitale wijze te houden. Wat betreft de mogelijkheid tot uitstel met een periode van 10 weken, rijst de vraag of dit uitstel voldoende zou zijn om de COVID-19 crisis te overbruggen. Verder kan dergelijk uitstel eveneens een negatief signaal geven aan klanten en leveranciers van de betrokken vennootschap, waardoor wij aanraden om de algemene vergadering schriftelijk dan wel digitaal te houden.
Het is bovendien te adviseren om twee vliegen in één klap te slaan door in de notulen van de raad van bestuur ter goedkeuring van het jaarverslag, de maatregelen op te nemen die worden genomen met het oog op de continuïteit van de vennootschap (liquidatietest, alarmbelprocedure,…) om bestuurdersaansprakelijkheid te vermijden.
Indien u vragen heeft met betrekking tot de praktische toepassing van deze mogelijkheden, kan u steeds contact opnemen met uw vaste contactpersoon bij Quorum of een e-mail sturen aan info@quorumlaw.eu.
